Как выбрать систему автоматизации для бара. 10 моментов, на которые стоит обратить внимание

logo

С вводом онлайн-касс система автоматизации для заведений перестала быть опциональной. Найти бар, который сегодня работает без системы учета или не собирается ее внедрить в ближайшее время, довольно сложно. Однако система системе рознь.

Родион Ерошек, соучредитель системы автоматизации для кафе, баров и магазинов Poster, рассказывает, на какие моменты стоит обратить особое внимание при выборе системы автоматизации для бара.

Что такое система автоматизации?

Термин «автоматизация» звучит сложно. Когда слышишь его в первый раз, представляешь автомобильный конвейер или промышленных роботов. На самом деле все намного проще.

Система автоматизации — это программный комплекс, который позволяет владельцу заведения управлять и контролировать все бизнес-процессы. Но контролировать, не потому что вы перфекционист, а потому что можно улучшить лишь то, что можно измерить.

Возможность посмотреть на свой бизнес в виде наглядных цифр и на их основе принять верные управленческие решения — вот смысл работы системы автоматизации.

Система автоматизации помогает:

  • строить аналитику по продажам и делать выводы о том, какие позиции выводить из меню, а на каких сделать акцент;
  • отслеживать остатки товара в реальном времени и вовремя сделать заказ;
  • считать заработную плату сотрудникам;
  • учитывать свои финансы и видеть чистую прибыль с учетом всех расходов;
  • вести базу гостей, их предпочтений и контактных данных.

Какие бывают системы автоматизации?

Системы автоматизации делятся на два типа: облачные и стационарные.

Стационарные

Стационарные системы появились достаточно давно. Обычно они работают на моноблоках — компьютерах, в которых сенсорный экран и компьютерный блок объединены в одно устройство. Как правило, качество экранов на таких компьютерах оставляет желать лучшего. Вы наверняка видели, как бармены пытаются попасть в кнопку карточкой, вместо того чтобы легко сделать это пальцем.

Для работы стационарной системы вам понадобится свой сервер, на котором будут храниться все данные о продажах заведения. Его обычно не размещают просто так на рабочем месте, а прячут подальше в кладовую, подсобку или даже в подпол зала.

Облачные

Облачные системы автоматизации появились на постсоветском пространстве относительно недавно, около семи лет назад. Их основное отличие от стационарных в том, что им не нужен свой сервер, а значит и системный администратор, операционная система, антивирус, бесперебойное питание, бесперебойный интернет и т.д. Разработчики облачных систем берут все эти проблемы на себя.

Еще одно отличие в том, что за облачные системы вам не нужно выкладывать сразу всю сумму и замораживать большие деньги в автоматизации, вы просто оплачиваете подписку: платите за продукт небольшими траншами ежемесячно. В любой момент вы можете перестать пользоваться услугами облачной системы и бесплатно скачать или перенести все свои данные в другое место.

Как правило, облачные системы учета состоят из фронт-офиса — программы для кассира, бариста, официанта или бармена и бэк-офиса — админ-панели управления для управляющих и собственников.

Самый лучший вариант — это когда можно установить приложение фронт-офиса на Android, Windows планшеты, iPad и ноутбуки. Это даст вам возможность сэкономить на оборудовании при открытии. Необходимо просто установить программу терминала как обычное приложение из маркета и автоматически обновлять его, когда выходит обновление.

Если говорить про бэк-офис, удобно, если админ-панель можно открыть с любого браузера ноутбука. Просто заходите на сайт под своим логином владельца и видите все, что сейчас происходит у вас в заведении. Иногда для входа в админ-панель может требоваться установка специального приложения или админ-панель работает только  с какой-то одной операционной системой — это уже не так удобно, так как ограничивает ваш выбор системы, тип устройства и т. д.

 

На что обращать внимание при выборе системы автоматизации?

Стоимость

Стоимость системы автоматизации складывается из нескольких факторов.

Стоимость оборудования

Сюда входит стоимость моноблоков, фискальных регистраторов, принтеров и всей периферии, которая поддерживает систему.

Стоимость лицензии

Тут стоит обращать внимание на количество рабочих мест в системе. Достаточно часто системой автоматизации пользуются владелец, инвестор и администратор. Некоторые программы продают отдельные лицензии на рабочие места и каждому человеку нужно будет купить свою копию программы.

Стоимость технической поддержки, внедрения и обучения

Обязательно обращайте внимание на этот момент при покупке системы, так как иногда стоимость технической поддержки необходимо оплачивать отдельно.

Многие дистрибьюторы стационарных систем зарабатывают на поддержке еще больше, чем на продаже ПО. У нас при общении с потенциальными партнерами старой закалки не раз возникали ситуации, в которых партнер решил продолжить продавать коробочное локальное решение, потому что оно тормозит и требует обновлений и постоянной поддержки, а значит оплаты за нее.

Стоимость обновлений

Важно просчитать, во сколько вам будет обходиться каждое новое обновление или версия системы. Облачные системы обновляют системы учета автоматически бесплатно, стационарные, как правило, берут за это деньги.

Оборудование

При выборе системы учета обратите внимание на то, какое оборудование поддерживает та или иная система. Можете ли вы установить систему автоматизации на свой планшет, моноблок или на ноутбук? Какие термальные принтеры или фискальные регистраторы вы можете использовать?

Я акцентирую на этом внимание, потому что, например, есть много классных зарубежных систем автоматизации, но они не работают с локальными фискальными регистраторами. А если вы подпадаете под федеральный закон 54-ФЗ, то вам обязательно нужно работать с фискальными регистраторами в России и такую систему учета вам автоматически придется исключить из списка рассматриваемых.

А дальше все исходит из потребностей вашего заведения. Например, если у вас отдельная кухня, вам необходима интеграция с кухонными принтерами или экраном на кухню. Если вы продаете весовой товар, в системе должна быть интеграция с весами. Если продаете маркированный товар со штрих-кодами, вам обязательно нужна интеграция со сканером штрих-кодов. Поэтому обязательно обращайте внимание и детально расспрашивайте разработчиков, какое оборудование поддерживает программа.

Аналитика

Перед покупкой системы учета, вам обязательно надо понимать какие отчеты, вы сможете в ней увидеть. Отчеты — это самый важный инструмент для владельца, который помогает понять, как функционирует бизнес.

Какие, в принципе, существуют полезные отчёты? Один из самых популярных — АВС-анализ. Метод АВС анализа делит блюда на три группы. Первая группа «А» — это блюда, которые пользуются спросом и приносят бару до 80% выручки. Вторая группа «В» — это 15%, и третья группа — это группа «С». Она приносит всего 5% выручки.

То есть, АВС анализ показывает насколько ценно конкретное блюдо, ведь, популярный коктейль может приносить бару 15% продаж, но при этом давать небольшую прибыль из-за высокой стоимости ингредиентов и небольшой наценки. А также помогает понять, выгодно ли продавать в баре низкомаржинальную позицию с хорошим спросом и стоит ли убрать те позиции, которые продаются реже, но прибыли приносят гораздо больше.

Чтобы понять, какой бармен хорошо осуществляет продажи, а на чье обучение еще следует потратить время, поможет отчет продаж по сотрудникам. Полезных отчетов очень много, важно понять какие именно поддерживает система автоматизации, чтобы потом не пришлось тратить уйму времени на их составление вручную.

Важный момент — доступ к этим отчетам. Вы должны узнать у разработчиков системы автоматизации, сможете ли вы просматривать отчеты просто с экрана своего мобильного телефона, находясь в отпуске или командировке. В XXI веке мобильность системы — уже не опция, а насущная необходимость.

Финансовый учет

Самая важная базовая вещь, которая должна быть в системе автоматизации, — это учёт наличных денег в кассе. Именно это позволит вам контролировать финансы и избежать хищений.

Следующий момент, на который стоит обратить внимание, это возможность вести в системе свои расходы на аренду, зарплату, хозяйственные нужды и понимать полную чистую прибыль бизнеса.

Проверьте и интеграцию системы с бухгалтерским ПО. Абсолютно все бухгалтеры России работают с 1С, а это значит, что система автоматизации должна поддерживать интеграцию с этой программой.

Складской учет

Важный аспект при выборе системы автоматизации — это складской учёт. Тут стоит обратить внимание на то, например, как именно в программе рассчитывается себестоимость. Ее можно рассчитывать двумя способами: по средневзвешенной цене и по последней поставке. В заведениях HoReCa на длительном периоде наиболее правильно работает метод расчета по средневзвешенной цене. Поэтому этот вопрос обязательно нужно уточнять у разработчиков.

Следующий контрольный момент — это инвентаризация. Инвентаризация — это инструмент, который дает вам возможность сравнить фактические остатки ингредиентов на складе с планируемыми, которые посчитала система, и увидеть разницу. Разница может возникнуть по разным причинам, например, из-за ошибок в технологических картах, в технологии приготовления, при введении данных в систему или при воровстве. Инвентаризация дает не просто возможность увидеть эту разницу в подсчетах, но и понять, почему она произошла.

Очень удобно, если в системе учета можно сравнивать закупочные цены, то есть при каждой закупке вы сможете увидеть разницу текущей и предыдущей цены. Это позволит вам вовремя реагировать на изменения и, если это потребуется, поменять поставщика или стоимость продукции.

Еще интересная функция — напоминание об остатках. К примеру, вы можете установить в системе учета, что у вас в заведении должно быть минимум 5 кг кофе. В момент, когда останется только 5 кг этого товара, вы получите напоминание в системе о необходимости новой закупки.

Приложение бармена

Приложение бармена еще называют терминалом или фронт-офисом. Есть целый ряд характеристик фронт-офиса, которые важны для стабильной и удобной работы бара.

В первую очередь, важно обращать внимание на простоту обучения сотрудников работе с терминалом. Вашему бармену и так необходимо выучить много разных вещей: меню, состав технологических карт, методы продаж и т.д. Пускай хотя бы с системой учета он разберется очень быстро и легко. Система должна быть удобной и простой в использовании еще и для того, чтобы в часы пик ваш бармен мог быстро забивать заказы и больше общаться с гостем, а не с программой.

В системе учета обязательно должна быть возможность установить дополнительную проверку на опасные действия: установку скидки, отмену pre-чека, отмену бегунка и т.д.

Немаловажный фактор выбора — это работа системы учета без интернета. Часто в заведении интернет может пропадать, вам же важно, чтобы система автоматизации продолжала работать в любом случае, и заведение могло функционировать в нормальном режиме.

Система лояльности

Если вы захотите создать систему лояльности в своем заведении, система учёта должна предоставить вам такую возможность. Система лояльности бывает скидочная и бонусная, дополнительно существует возможность создавать акционные предложения: 2+1, счастливые часы и т. д.

Интеграции и открытое API

Узнайте, с какими сторонними сервисами поддерживает интеграцию та или иная система учета. Подключение дополнительных сервисов к системе учета позволяет лучше контролировать и дополнительно развивать бизнес. Если вы захотите подключить сервис доставки, аналитики или видеонаблюдения к вашей системе учета, вам надо четко понимать поддерживает ли вообще компания подобные интеграции.

Некоторые системы учета имеют открытый API (Application Programming Interface). Если говорить более понятным языком, то API — это готовый код для упрощения жизни программисту. Открытый API позволяет сторонним сервисам быстро и легко интегрироваться с системой учета, в том числе ваши программисты смогут дописать в системе учета любой необходимый только вам функционал.

Тестовый период

Очень удобно иметь возможность попробовать систему, не покупая ее. В облачных системах автоматизации обычно такая возможность предоставляется по умолчанию. Например, в нашей системе Poster вы можете протестировать работу бесплатно в течение двух недель.

Техническая поддержка

И последний, но наверное самый важный фактор выбора системы автоматизации  — это техническая поддержка. С любой программой возникают вопросы, но самое главное — кто и как на эти вопросы вам будет отвечать. Это значит перед покупкой системы учета вы должны четко понимать, какие каналы технической поддержки поддерживаются компанией (чат, e-mail, телефон), в какое время она работает (круглосуточно или только по определенному графику).

Важно понимать, к кому конкретно вы будете обращаться за технической поддержкой. Например, в стационарных системах чаще всего техническую поддержку осуществляет дистрибьютор на конкретной территории, а в облачных — вы обращаетесь непосредственно в компанию, которая занимается разработкой продукта.

Сотрудничать напрямую всегда, как правило, эффективнее. Так вы сможете проще и быстрее объяснить техподдержке, каких именно возможностей вам не хватает в программе.

Естественно, важно узнать и о стоимости технической поддержки: входит ли она в ежемесячную подписку или вы должны оплачивать ее отдельно.

Уверен будущее за мультиканальной поддержкой 24/7. Чат, e-mail, телефон, социальные сети — бизнес должен продавать и отвечать на вопросы своих клиентов везде, где это возможно.

И напоследок

Безусловно, самый важный момент, на который стоит обращать внимание при выборе любого партнера — это репутация компании разработчика, которая создает и поддерживает систему. Поэтому при выборе системы автоматизации обязательно читайте отзывы действующих клиентов и тех, кто отказался от работы.

Неважно, какую систему автоматизации вы установите в своем заведении, главное, чтобы она у вас была.